In der Tat bedarf es beim heutigen Stand der Reproduktionstechnik nicht besonders viel Geschick, um sich einen beglaubigten Handelsregisterauszug kurzerhand am Computer selbst zu basteln, was generell auch auf andere Urkunden oder Bescheinigungen zutrifft.

Im internationalen Rechtsverkehr bedürfen beglaubigte Dokumente deshalb einer so genannten diplomatischen Überbeglaubigung oder Legalisation, um außerhalb des Landes, in dem sie ausgestellt wurden, Gültigkeit zu erlangen.

Eine Schweizer Urkunde oder ein rechtserhebliches Dokument ist umgekehrt ebenfalls nicht ohne Weiteres im Ausland gültig, sondern muss durch ein normalerweise mehrstufiges Verfahren erst für den Auslandseinsatz fälschungssicher gemacht werden, um dort die erforderliche Beweiskraft zu erhalten. Eine solche diplomatische Beglaubigung ist dabei normalerweise ein mehrstufiges Verfahren: Die jeweils übergeordnete Behörde bestätigt die vorhergehende, bis die höchste staatliche Stelle die so genannte End- oder Überbeglaubigung ausstellt.

Um dieses sehr langwierige Verfahren zu vereinfachen, wurde bereits am 5. Oktober 1961 das so genannte Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung abgeschlossen, dessen Vertragsstaaten das mehrstufige Beglaubigungsverfahren durch ein standardisiertes, einstufiges Verfahren ersetzt haben. Auch England und die Schweiz haben dieses Übereinkommen unterzeichnet.

Das Gültigmachen einer Urkunde erfolgt diesem Haager Abkommen zufolge in Form einer so genannten Apostille, welche an das jeweilige Dokument angebracht und mit einem Stempel der ausstellenden Behörde versehen wird. Diese Behörde hat zuvor die Echtheit des Dokuments überprüft und bestätigt dies mit einer nummerierten Apostille.

Apostillen werden in England ausschliesslich vom englischen Außenministerium ausgestellt und haben dort die Form eines Rechtecks aus Papier, das die Überschrift “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” trägt, da französisch für den Titel vorgeschrieben ist.

WICHTIG: Eine Apostille ist also nicht wie häufig angenommen ein eigenständiges Dokument, sondern eine Apostille wird auf der Rückseite eines beglaubigten Dokuments angebracht, um dieses außerhalb des Ausstellungslandes gültig zu machen. Unter Ausland sind dabei alle Vertragsstaaten dieses Haager Abkommens zu verstehen.

Ein vom englischen Handelsregister ausgestellter, beglaubigter Handelsregisterauszug, welcher eine englische Urkunde darstellt, muss deshalb mit einer Apostille des englischen Außenministeriums zusätzlich noch einmal überbeglaubigt werden, damit dieser in der Schweiz Gültigkeit erlangt und akzeptiert wird.

Auch andere beglaubigte Dokumente wie etwa ein beglaubigter Gesellschaftsvertrag oder eine beglaubigte Gründungsurkunde können mit einer Apostille versehen werden.