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Wer in der Schweiz als Einzelunternehmer selbstständig tätig ist, muss sich neben dem operativen Geschäft auch um seine steuerlichen Verpflichtungen kümmern und ist für die Berechnung, Deklaration und fristgerechte Zahlung der Steuern verantwortlich.

Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, ist es deshalb wichtig, die relevanten Steuerfristen bzw. -termine zu kennen und einzuhalten. Und davon gibt es leider gleich eine ganze Menge.

Die wichtigsten Steuerfristen im Überblick

Frist für die Einreichung der Steuererklärung

Gilt für die Einkommens- und Vermögenssteuer, es gibt feste Fristen, die aber verlängert werden können

Frist für die Zahlung der Steuern

Steuerbehörden setzen in der Steuerrechnung Zahlungsfristen fest, oft mit Möglichkeit für Ratenzahlungen mit eigenen Fristen

Frist für allfällige Vorauszahlungen

Viele Kantone verlangen Akontozahlungen für die Einkommenssteuer im laufenden Jahr, die ebenfalls mit einer Frist versehen sind.

Frist für die MWST-Abrechnungen

Abhängig von von der gewählten Abrechnungsmethode muss - sofern eine MWST-Pflicht besteht - monatlich, quartalsweise oder halbjährlich eine MWST-Steuererklärung eingereicht werden.

Frist für die Quellensteuer (falls ausländische Angestellte beschäftigt werden)

Schweizer Arbeitgeber müssen die Quellensteuer monatlich oder quartalsweise abführen, wenn sie ausländische Arbeitnehmer ohne Niederlassungsbewilligung (C-Bewilligung) beschäftigen. Dazu zählen Personen mit einer B-, L- oder F-Bewilligung sowie Grenzgänger und internationale Wochenaufenthalter. Die Steuer wird direkt vom Lohn abgezogen und vom Arbeitgeber an die zuständige Steuerbehörde überwiesen.

Welche Steuern müssen Selbstständige überhaupt zahlen?

Selbstständige unterliegen verschiedenen Steuerarten, die für die ordnungsgemäße Erfüllung der steuerlichen Pflichten von zentraler Bedeutung sind:

Einkommensteuer

Der geschäftliche Reingewinn aus der selbstständigen Tätigkeit muss als selbstständiges Erwerbseinkommen in der privaten Steuererklärung deklariert werden. Anders als bei Angestellten müssen Selbstständige in ihrer Steuererklärung dazu eine detaillierte Geschäftsbuchhaltung vorlegen.

Für Einzelunternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, reicht in der Regel eine vereinfachte Buchführung. Diese besteht aus einer Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben sowie einer Aufzeichnung des Geschäftsvermögens. Eine vollständige Bilanz und Erfolgsrechnung ist nur für im Handelsregister eingetragene Unternehmer obligatorisch. Überdies müssen alle geschäftlichen Ausgaben mit entsprechenden Belegen nachgewiesen werden. Auch Abschreibungen auf Geschäftsvermögen und die Aufteilung zwischen privater und geschäftlicher Nutzung von Vermögenswerten (wie etwa bei einem Fahrzeug) müssen genau dokumentiert werden.

Vermögenssteuer

Sowohl das private Vermögen (z. B. Sparkonten, Immobilien, Wertschriften) als auch das Geschäftsvermögen (z. B. Maschinen, Fahrzeuge, Warenlager, Bankguthaben auf dem Geschäftskonto) von Selbstständigen unterliegen der Vermögenssteuer. Die Deklaration erfolgt zusammen mit der Einkommensteuer in einer Steuererklärung.

Mehrwertsteuer (MWST)

Unternehmer mit einem Jahresumsatz von CHF 100'000 oder mehr sind zur Abführung der Mehrwertsteuer verpflichtet. Unternehmen unterhalb dieser Umsatzgrenze können sich freiwillig für die MWST-Pflicht anmelden, wenn das in irgendeiner Weise vorteilhaft für sie ist.

Steuerfristen und Abgabetermine

Einkommens- und Vermögenssteuer

Die Steuererklärung für die Einkommens- und Vermögenssteuer muss jedes Jahr fristgerecht eingereicht werden. Der Abgabetermin variiert je nach Kanton, liegt aber in der Regel zwischen dem 31. März und dem 30. April.

Die Steuerfristen für die einzelnen Kantone können über folgende Wege eingesehen werden:

• Kantonale Steuerämter: Jeder Kanton verfügt über eine eigene Webseite des Steueramts, auf der die aktuellen Fristen und Termine aufgeführt sind.
• Steuerportale der Kantone: Die meisten Kantone bieten Online-Steuerportale an, über die man nach der Registrierung direkten Zugriff auf persönliche Fristen und Termine hat.
• Gemeinde-Websites: Viele Gemeinden stellen auf ihren Websites ebenfalls Informationen zu den lokalen Steuerfristen zur Verfügung.

Um die kantonalen Finanzportale zu finden, geben Sie am besten "[Ihr Kanton] Steuerportal" oder "[Ihr Kanton] eSteuern" in die Google-Suche ein. Zum Beispiel "Zürich Steuerportal" oder "Bern eSteuern". Die offiziellen Portale erscheinen in der Regel unter den ersten Suchergebnissen.

Leider sind die Webseiten der einzelnen Kantone sehr unterschiedlich aufgebaut und strukturiert. Während einige Kantone ihre Steuertermine und -fristen übersichtlich auf der Startseite präsentieren, muss man sich bei anderen zeitraubend durch mehrere Unterseiten und Menüs klicken, um die relevanten Informationen zu finden.

Akontozahlungen

Die meisten Kantone verlangen von Selbstständigen Akontozahlungen (auch Vorauszahlungen genannt) für die Einkommenssteuer. Die Akontozahlungen für die direkte Bundessteuer und die kantonale Steuer werden in der Praxis gemeinsam erhoben und müssen nicht separat bezahlt werden. Die zuständige kantonale Steuerverwaltung zieht beide Steuern ein und leitet den Bundessteueranteil an die eidgenössische Steuerverwaltung weiter.

Die Zahlungen werden in der Regel in mehreren Raten über das Jahr verteilt und haben jeweils eigene Zahlungsfristen, die eingehalten werden müssen. Bei Nichteinhaltung der Fristen können Verzugszinsen anfallen. Wird die Zahlung früher geleistet, gibt es aber auch auch Zinsen.

Die Höhe der Akontozahlungen basiert auf dem Vorjahreseinkommen oder – bei Beginn der selbstständigen Tätigkeit – auf einer Einkommensschätzung und wird in einer provisorischen Steuerrechnung mitgeteilt, die auch die Zahlungstermine beinhaltet. Die provisorischen Steuerrechnungen werden in der Regel zu Beginn des Steuerjahres (meist im Januar/Februar) verschickt. Im Laufe des Jahres kann es zu Anpassungen kommen, wenn sich die Einkommenssituation wesentlich verändert hat und das der Steuerbehörde gemeldet wurde.

Fristverlängerung

Eine Fristverlängerung ist die offizielle Verlängerung der Abgabefrist für eine Steuererklärung. Eine erste Verlängerung wird in den meisten Kantonen ohne besondere Begründung gewährt, sofern der Antrag vor Ablauf der ursprünglichen Frist gestellt wird – meist direkt online über das Steuerportal des jeweiligen Kantons. Eine Verlängerung wird in der Regel ohne größere Hürden gewährt, jedoch gibt es je nach Kanton unterschiedliche Regelungen bezüglich der maximalen Verlängerungsdauer sowie eventuell anfallender Gebühren, sodass auch hier wieder die Steuerseite des jeweiligen Kantons konsultiert werden muss.

📅 Fristen in ausgewählten Kantonen

Kanton Zürich:Die reguläre Abgabefrist für die Steuererklärung endet am 31. März. Die erste Fristverlängerung bis zum 30. September ist kostenlos und kann online beantragt werden. Eine zweite Verlängerung bis zum 30. November ist gegen eine Gebühr von CHF 40 möglich. Die provisorischen Steuerrechnungen sind in drei Raten zu bezahlen: 31. März, 30. Juni und 31. Oktober.

Kanton Basel-Stadt:Die Grundfrist endet am 31. März. Eine erste kostenlose Fristverlängerung bis zum 31. Juli und eine zweite kostenpflichtige Verlängerung bis zum 30. September (CHF 20) sind möglich. Weitere Verlängerungen sind nur in begründeten Ausnahmefällen erhältlich. Die Akontozahlungen sind in vier Raten fällig: 28. Februar, 31. Mai, 31. August und 30. November.

🚀 Kanton Bern:Die Einreichungsfrist läuft bis zum 15. März. Eine erste Fristverlängerung bis zum 15. September ist kostenlos möglich. Eine zweite Verlängerung bis zum 15. November kostet CHF 20. Weitere Verlängerungen sind nur in Ausnahmefällen und gegen eine höhere Gebühr möglich. Die Akontozahlungen erfolgen in drei Raten: 31. März, 30. Juni und 30. September.

Kanton St. Gallen:Die Grundfrist endet am 31. März. Eine erste kostenlose Fristverlängerung bis zum 30. September kann online beantragt werden. Eine zweite Verlängerung bis zum 30. November ist gegen eine Gebühr von CHF 40 möglich. Die provisorischen Steuerrechnungen sind in zwei Raten zu begleichen: 30. Juni und 31. Dezember.

Stadt Winterthur:Die Grundfrist endet am 31. März. Die erste Fristverlängerung bis zum 30. September ist kostenlos und kann online beantragt werden. Eine zweite Verlängerung bis zum 30. November ist gegen eine Gebühr von CHF 40 möglich (analog zum Kanton Zürich). Die Akontozahlungen folgen dem Zürcher System mit drei Raten: 31. März, 30. Juni und 31. Oktober.

Mehrwertsteuer (MWST)

Falls eine Mehrwertsteuerpflicht besteht, müssen regelmäßig MWST-Abrechnungen eingereicht werden. Die Abgabefristen richten sich nach der gewählten Abrechnungsmethode:

• Effektive Methode: Hierbei erfolgt die Abrechnung entweder monatlich oder quartalsweise. Die Frist zur Einreichung der MWST-Abrechnung beträgt jeweils 60 Tage nach Ablauf der entsprechenden Abrechnungsperiode.
• Saldosteuersatz-Methode: Diese vereinfachte Methode erlaubt es Unternehmen, die MWST-Abrechnung halbjährlich einzureichen. Auch hier beträgt die Frist zur Einreichung 60 Tage nach Ablauf des Halbjahres.

Wird die MWST-Abrechnung nicht fristgerecht eingereicht, können Verzugszinsen und Mahngebühren anfallen. Zudem ist zu beachten, dass eine verspätete Zahlung zu weiteren finanziellen Nachteilen führen kann.

Konsequenzen bei versäumten Fristen

Wird die Steuererklärung für die Einkommenssteuer nicht (rechtzeitig) eingereicht, dann verschickt die Steuerverwaltung eine Mahnung mit einer neuen Frist. In der Regel wird dafür eine Gebühr von etwa 60 CHF erhoben

Falls diese Mahnung ignoriert wird, droht als Sanktion eine Busse:

• Bis zu 1'000 CHF in normalen Fällen
• Bis zu 10'000 CHF in schweren Fällen oder bei Rückfall

Ausserdem sind nach wie vor die Steuern offen, weshalb eine Schätzung der Steuerlast durch die Behörde vorgenommen wird. Es kommt zu einer sogenannten Ermessensveranlagung. Eine solche Schätzung fällt in der Regel deutlich zu Ungunsten der steuerpflichtigen Person aus, da die Steuerverwaltung auf Basis von Durchschnittswerten oder früheren Einkommenserklärungen eine Hochrechnung vornimmt, die den Steuerpflichtigen ausserdem dazu anregen soll, endlich eine Steuererklärung einzureichen.

Ja, bei verspäteter Zahlung der Steuern werden in der Regel Verzugszinsen erhoben. Die Höhe des Verzugszinses wird jährlich von den Steuerbehörden festgelegt und liegt typischerweise zwischen 3% und 5% pro Jahr. Die Verzugszinsen beginnen ab dem Zeitpunkt der Fälligkeit der Steuerschuld zu laufen und werden bis zur vollständigen Zahlung berechnet. Wichtig zu wissen: Verzugszinsen fallen unabhängig davon an, ob eine Mahnung verschickt wurde oder nicht. Sie werden automatisch berechnet, sobald die Zahlungsfrist überschritten ist.

Auch im Bereich der Mehrwertsteuer können Versäumnisse kostspielig sein. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) sendet auch hier zunächst eine erste Mahnung mit einer Mahngebühr von CHF 100 bis CHF 200 mit einer neuen Frist zur Einreichung der MWST-Erklärung. Ausserdem werden Verzugszinsen von 4% pro Jahr auf den geschuldeten MWST-Betrag berechnet. Bei wiederholter Nichteinreichung können Bußgelder bis zu CHF 5'000 verhängt werden. Wird die MWST-Erklärung trotz Mahnungen nicht eingereicht, nimmt auch die ESTV eine Ermessenseinschätzung vor.

Nicht zu empfehlen: Keine Reaktion auf Ermessenseinschätzung

Wird auch auf die Ermessenseinschätzung nicht reagiert, und dieser nicht innerhalb von 30 Tagen mittels Einsprache widersprochen (wozu die vollständig ausgefüllte Steuererklärung mit allen erforderlichen Belegen nachgereicht werden muss), dann wird diese rechtskräfig.

Ja, das stimmt. Eine rechtskräftige Ermessenseinschätzung kann später nur noch unter sehr eingeschränkten Bedingungen angefochten werden. Die Beweislast liegt dann bei der steuerpflichtigen Person, die nachweisen muss, dass die Einschätzung offensichtlich unrichtig war. Dies ist in der Praxis sehr schwierig und mit hohem Aufwand verbunden. Deshalb ist es wichtig, auf Ermessenseinschätzungen immer rechtzeitig zu reagieren und die korrekten Unterlagen nachzureichen. Die - dann zu hohe - geschuldete Steuer kann dann vollstreckt werden, das heisst die Steuerbehörde kann das Geld zwangsweise eintreiben, zum Beispiel durch Lohnpfändung oder Betreibung. Die Chancen auf eine Korrektur sind nach Ablauf der Einsprachefrist sehr gering und es liegt im Ermessen der Steuerbehörde, ob sie auf verspätete Eingaben eingeht.

Strategien zur Einhaltung von Steuerfristen

Um Fristen nicht zu verpassen und unerwartete Kosten zu vermeiden, können folgende Maßnahmen hilfreich sein:

• Digitale Buchhaltungssysteme nutzen: Buchhaltungssoftware kann dabei helfen, Fristen im Blick zu behalten und erleichtert gleichzeitig das Erfassen und Nachverfolgen von Einnahmen und Ausgaben.
• Einen Steuerkalender führen: Es empfiehlt sich, alle relevanten Fristen in einem Kalender - z.B. Google Kalender - zu vermerken und sich frühzeitig daran erinnern zu lassen.
• Fristverlängerungen rechtzeitig beantragen: Sollte sich abzeichnen, dass eine Frist nicht eingehalten werden kann, sollte frühzeitig eine Fristverlängerung beantragt werden.
• Zusammenarbeit mit Fachleuten: Die Unterstützung durch einen Treuhänder oder Steuerberater kann dabei helfen, die steuerlichen Pflichten optimal zu erfüllen und potenzielle Stolperfallen zu vermeiden.

Selbstständige in der Schweiz tragen die Verantwortung für ihre Steuerpflichten selbst. Die wichtigsten Steuerarten sind die Einkommenssteuer und die Mehrwertsteuer, die jeweils spezifische Fristen zur Einreichung und Zahlung vorsehen. Eine gute Planung und die Nutzung digitaler Hilfsmittel können dabei helfen, die fristgerechte Erledigung der steuerlichen Verpflichtungen sicherzustellen. Wer sich frühzeitig mit den Steuerfristen auseinandersetzt, kann unangenehme Konsequenzen vermeiden und sich auf die Führung des eigenen Unternehmens konzentrieren, ohne durch unerwartete Steuerprobleme belastet zu werden.

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