Englische Firmenunterlagen, auch wenn diese vom englischen Handelsregister oder einem englischen Notar beglaubigt wurden, sind in der Schweiz zunächst nicht rechtsverbindlich bzw. werden diese in der Regel in dieser einfachen Form nicht akzeptiert, weil die Beglaubigungen nicht fälschungssicher sind, worunter die Beweiskraft leidet.

Im internationalen Rechtsverkehr bedürfen beglaubigte Dokumente deshalb einer so genannten diplomatischen Überbeglaubigung oder Legalisation, um außerhalb des Landes, in dem sie ausgestellt wurden, Gültigkeit zu erlangen.

Um dieses ursprünglich sehr langwierige Verfahren zu vereinfachen, wurde bereits am 5. Oktober 1961 das so genannte Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung abgeschlossen, dessen Vertragsstaaten das mehrstufige Beglaubigungsverfahren durch ein standardisiertes, einstufiges Verfahren ersetzt haben. Auch England und die Schweiz haben dieses Übereinkommen unterzeichnet.

Das Gültigmachen einer Urkunde erfolgt diesem Haager Abkommen zufolge in Form einer so genannten Apostille, welche an das jeweilige Dokument angebracht und mit einem Stempel der ausstellenden Behörde versehen wird. Diese Behörde hat zuvor die Echtheit des Dokuments überprüft und bestätigt dies mit einer nummerierten Apostille.

Diese befindet sich auf der RÜCKSEITE des Deckblatts der notariellen Beglaubigung.

WICHTIG: Eine Apostille ist also nicht wie häufig angenommen ein eigenständiges Dokument, sondern eine Apostille wird auf der Rückseite eines beglaubigten Dokuments angebracht, um dieses außerhalb des Ausstellungslandes gültig zu machen. Unter Ausland sind dabei alle Vertragsstaaten dieses Haager Abkommens zu verstehen.