Bei Schweizer GmbHs liegt der Fall dabei recht einfach: Das Gesellschaftsstatut nennt unter anderem den Firmennamen, alle Anteilseigner und die Höhe und Art der Beteiligungen. Weitere relevante Angaben ergeben sich aus dem Handelsregisterauszug, der unter anderem die Geschäftsführer ausweist. Es genügen also zwei Dokumente, um ein weitgehend vollständiges Abbild der Gesellschaft zu präsentieren: Der Gesellschaftsvertrag und der Handelsregisterauszug.
Bei einer englischen Limited ist das vom Prinzip her ganz genauso: Die Basisdokumente sind in erster Linie der Gesellschaftsvertrag und der Handelsregisterauszug. Allerdings sind für die Schweiz weitere Zusatzunterlagen erforderlich, da englische Urkunden oder rechtsverbindliche Dokumente zum einen nicht ohne Weiteres in der Schweiz gültig sind. Es muss zunächst deren Echtheit nachgewiesen werden, was mittels einer notariellen oder behördlichen Beglaubigung und zusätzlich mit einer sogenannten Apostille bewerkstelligt werden kann.
Zum anderen in England keine der Amtssprachen in der Schweiz, so dass zumindest komplexere Teile der Unterlagen in einer entsprechenden Übersetzung vorliegen müssen, damit man sie hierzulande überhaupt versteht.
Firmendokumente sind also notwendig, um verschiedene Angaben rechtsverbindlich zu belegen, eine Beglaubigung um diese Dokumente fälschungssicher zu machen, damit diese als Nachweis in der Schweiz akzeptiert werden. Da die Originalunterlagen in Englisch verfasst sind, wird überdies eine deutsche bzw. französische oder italienische Übersetzung für das jeweilige Handelsregisteramt benötigt.
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